La Gestión Documental en los gobiernos locales

En las oficinas administrativas de los gobiernos locales, incluyendo los ayuntamientos, se genera una gran cantidad de documentos escritos, como oficios, memorándums, citatorios, actas administrativas, reportes, informes, entre otros. Estos documentos son el resultado del ejercicio de funciones y de atribuciones asumidas por los servidores públicos, de acuerdo con la normatividad, el nivel jerárquico y el puesto que ocupan.

La generación de estos documentos, ya sean escritos o digitales, representa un desafío para las administraciones públicas locales. En primer lugar, se requiere un alto grado de conocimiento técnico por parte de los trabajadores en actividades documentales y archivísticas, como la gestión de expedientes, la elaboración de series documentales, los procesos de clasificación documental, la organización de los archivos, el diseño de catálogos de disposición y la valoración documental, entre otras acciones. En segundo lugar, es fundamental contar con instrumentos que permitan mantener el orden y el control en la actividad documental y la actividad archivística.

La gestión documental y la administración de los archivos en los ayuntamientos consiste en el tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital y la implementación de procesos técnicos de producción, organización, acceso, consulta, valoración y conservación. Sin embargo, esto implica que los gobiernos locales cuenten con el personal técnico especializado para la implementación de un Sistema Institucional de Archivos (SIA), que se compone de las siguientes áreas administrativas: una coordinación de archivos, una coordinación operativa de archivos de trámite, una coordinación operativa de archivos de concentración y una coordinación de unidad de correspondencia central. Estas áreas estarán encargadas de la ejecución de los procedimientos relativos a la gestión documental, pilar central para la política nacional de transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas.

Por lo tanto, la recepción y la incorporación de un Sistema Institucional de Archivos (SIA) en las oficinas administrativas de los gobiernos locales tiene un impacto significativo tanto en los ciudadanos como en los servidores públicos (quienes toman decisiones). Este sistema permite acceder a información relevante, oportuna, confiable y necesaria para el análisis de políticas. En esencia, el SIA ayuda a aclarar metas realistas y a encontrar un curso de acción que concilie lo factible con lo deseable.

La Gestión Documental se erige como el pilar fundamental para el acceso a la información pública. Esta permite la implementación de instrumentos archivísticos de control y de consulta, tales como la valoración documental, el cuadro general de clasificación archivística, y la guía simple de archivo, entre otros. Estos instrumentos facilitan la localización, y la identificación de la información contenida en los oficios, también conocidos como Unidad Documental Simple (UDS), en los expedientes y, a su vez, en los archivos. Por lo tanto, la Gestión Documental juega un papel crucial en la preservación y accesibilidad de la información pública.

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